Minder registreren, meer kwaliteit!

Onderwerp: Registratielast
Interview met: Cordaan
Door: Anne Marie Vaalburg, Zorgleefplanwijzer.nl

Verpleegkundigen en verzorgenden vinden dat ze veel te veel moeten registreren. Dit gaat ten koste van de zorg. Dit bleek uit een enquête die V&VN in samenwerking met de NOS begin 2014 hield. Ook het zorgleefplan is in sommige organisaties een dik boekwerk vol formulieren. We gingen  op bezoek bij Cordaan waar het persoonlijk plan, zoals het zorgleefplan bij hen heet, mét succes, enorm is afgeslankt en daarmee de registratielast is afgenomen.

Begrijpelijke thema’s en taal

Eenvoud in kwaliteit, dat is het motto van Cordaan. Deze zorgorganisatie nam dan ook enthousiast deel aan het Experiment Regelarme Instellingen. In dit experiment hebben zij in een aantal locaties voor intramurale ouderenzorg onder andere het persoonlijk plan kritisch onder de loupe genomen en de zorginhoudelijke protocollen sterk vereenvoudigd.

Steeds stond de vraag voorop: Wat is er belangrijk voor de cliënt? Danielle van Ee en Monique Hartong, beleidsadviseurs V&V, begeleidden dit project en vertellen er enthousiast over. Persoonlijk begeleiders Wesley van Duijn en Bep Brouwer vertellen over het werken met de regelarme documenten.

Registreren om te verbeteren

De verpleegkundigen en verzorgenden die meededen aan de NOS-enquête geven een aantal signalen. We horen nooit iets terug van wat we allemaal registreren. En dat is jammer want registraties om te meten of je iets goed doet, zijn natuurlijk zinvol.

Ook bij Cordaan liepen ze hier tegenaan. Om te meten of de zorg van goede kwaliteit is, moeten alle organisaties in de langdurige zorg elke twee jaar een zogenaamde CQ-index onder cliënten afnemen. CQ staat voor cliënt quality. De uitkomst geeft informatie over de cliënttevredenheid per locatie, maar het geeft geen informatie over de wensen van de individuele cliënt.

Danielle: 'Wij hebben een CQ light ontwikkeld die twee keer per jaar, gekoppeld aan de evaluatie van het persoonlijk plan door de cliënt wordt ingevuld en besproken met de persoonlijk begeleider. De thema's van deze CQ light sluiten aan bij het persoonlijk plan.
Het werkt heel goed, het geeft de verzorgende en de cliënt gespreksstof en de verzorgenden krijgen direct te horen wat goed gaat en wat beter kan.

Zo kwam bij één van de cliënten naar voren dat het activiteitenaanbod niet passend was. De cliënt en persoonlijk begeleider hebben samen de wensen van de cliënt onderzocht en nu komt er wekelijks een vrijwilligers om met de cliënt te fietsen. De resultaten van al deze gesprekken samen geven informatie over de kwaliteit op team- en op locatieniveau.

Scoren of zelf nadenken?

Naast het nooit iets terug horen, balen verpleegkundigen en verzorgenden die de NOS-enquête beantwoordden ervan dat ze overbodige zaken moeten registreren. Zij voelen zich niet serieus genomen in hun deskundigheid: van wandelende cliënten moet we het risico op decubitus vastleggen!

Bij Cordaan zijn ze ook aan de slag gegaan met de risicosignalering. Allereerst zijn alle acht risicosignaleringsformulieren samengevoegd tot één document, de integrale risicosignalering. Ook Danielle en Monique zagen het gevaar dat door het scoren van standaardlijstjes de deskundigheid van medewerkers naar de achtergrond verdwijnt.

Monique: 'Onze risicosignalering geeft daarom geen uitslag over de aan- of afwezigheid van risico’s. Het document ondersteunt het gesprek met arts en cliënt. De signalering geeft een beeld van de cliënt ten aanzien van de verschillende risico’s. De interpretatie ervan verschilt per cliënt. Bijvoorbeeld bij vallen is één van de vragen of de cliënt 's nachts naar het toilet gaat. Bij mevrouw X is dit misschien wel een risico maar bij mevrouw Y helemaal niet.'

De zorginhoudelijke protocollen zijn ook vereenvoudigd. Ze zijn samengevat op maximaal één A4tje. Er is plaats ingeruimd voor twee voorbeeldcasussen en belangrijke informatie wordt gegeven in overzichtelijke blokken met titels als: Wat is het? Hoe herken je het? En Wat doe je als zorgmedewerker.'

Dun en duidelijk!

Niet alleen de risicosignalering is afgeslankt. Het hele cliëntdossier is flink uitgedund. Monique: 'Het persoonlijk plan met de informatie over de cliënt hebben we teruggebracht van vijftien pagina’s naar zes. In het begin dachten we: er kan niks af. Alles is belangrijk! Maar het is gelukt. Steeds vroegen we onszelf af: Wat is er belangrijk voor de cliënt en welke informatie heeft een medewerker nodig om de zorg aan de cliënt te leveren? Het indicatiebesluit wordt bijvoorbeeld niet langer in zijn geheel toegevoegd aan het dossier maar staat vermeld in het persoonlijk plan.

Diezelfde lijn volgen we bij de behandeladviezen van de artsen en paramedici. De volledig uitgeschreven analyse bewaren zij in hun eigen dossier, in het cliëntdossier komt alleen informatie die van belang is voor de zorgmedewerkers. Om een voorbeeld te geven: belangrijk is dat iemands bloeddruk gemeten wordt en dat de verzorgenden weten wat aandachtspunten zijn, maar de hele ziektegeschiedenis op het gebied van hart- en vaatklachten staat er alleen in als het voor de dagelijkse zorg relevant is.

Verzorgende Bep vult aan: 'Bijna elke cliënt had een uitgebreid transferadvies in het persoonlijk plan. Daar is ook kritisch naar gekeken. Verzorgenden zijn opgeleid om iemand uit bed in de stoel te helpen, alleen bij bijzonderheden hebben we aanwijzingen nodig.'

Wesley en Bep zijn ook enthousiast over de termen die zijn gekozen in het persoonlijk plan: 'Je moet weten wat de cliënt nodig heeft en dus heb je een persoonlijk plan nodig dat de cliënt goed begrijpt. Ons persoonlijk plan is opgebouwd uit thema’s die voor alle cliënten belangrijk én te begrijpen zijn, zoals: wonen, eten en drinken en een prettige dag. Steeds stellen we de cliënt de vraag: wat is voor u belangrijk? En zo hopen we écht goed aan te sluiten bij de wensen van de cliënt.

Nog een taalkwestie: per thema maken we afspraken met de cliënt. Doelen worden alleen opgesteld als er iets te bereiken valt. Bijvoorbeeld als de cliënt wil leren zelfstandig de transfer uit bed te maken.'

De nieuwe manier van werken levert mooie dingen op. Wesley vertelt: 'Eén van mijn cliënten wilde graag naar de bijbelgroep, maar ze wil niet door iemand van de bijbelgroep gehaald worden, liever heeft ze dat een verzorgende haar brengt'. Bep: 'Zou ze zich schamen?' Wesley: 'Dat zou best kunnen, maar nu weten we in ieder geval precies wat voor haar heel belangrijk is.'

Experiment Regelarme Instellingen

De inspanningen van Cordaan om het persoonlijk plan af te slanken maken deel uit van het Experiment Regelarme Instellingen. In dit experiment op initiatief van het ministerie van VWS gingen 28 organisaties aan de slag om de administratie terug te dringen en ervoor te zorgen dat er meer tijd komt voor de zorg. Uit het evaluatierapport van dit experiment blijkt: Werken zonder (overbodige) regels betekent werken vanuit de vraag van de cliënt!

Lees ook:

>>> Registratielast zorg schiet door (Onderzoek V&VN en NOS)
>>> meer praktijkvoorbeelden