Toegang voor uitzendkrachten: hoe kun je het regelen?

Op de vraag hoe uitzendkrachten toegang krijgen tot het ECD kwamen verschillende antwoorden. We zetten ze voor je op een rij.

Alle uitzendkrachten één code die op kantoor ligt

Eén zorgorganisatie vertelt intramuraal te werken met één code voor alle uitzendkrachten. De oudste van dienst rijkt deze code uit en instrueert de uitzendkracht. Met deze code kan men alleen rapporteren, verder niks wijzigen, alleen leesrechten op de overige onderdelen van het ECD. 

De uitzendkracht heeft in principe toegang tot alle 150 ECD’s van het hele verpleeghuis. Echter er wordt in elk ECD geregistreerd wie inlogt. Dit is op zich al een beveiliging, dat is te merken aan het gedrag van medewerkers. Medewerkers zijn er op gebrand niet onnodig in te loggen in een ECD waarin ze niet hoeven te zijn. De contactverzorgende kijkt ook in 'haar' ECD's wie er inlogt en signaleert het als daar ‘vreemde’ zaken in gebeuren. De uitzendkrachtcode is thuis niet te gebruiken.

Rapporteren namens de uitzendkracht niet ideaal

Deze zorgorganisatie heeft ook een thuiszorgpoot, daar werkt deze manier van werken met een code niet, omdat iedereen met een tablet werkt waarop je 24/7 kan inloggen. De uitzendkracht krijgt aan het begin van de dienst mondeling instructies per cliënt en na afloop draagt zij haar bevindingen over aan degene die haar heeft geïnstrueerd. Deze medewerker rapporteert voor de uitzendkracht. 

Er zijn meer organisaties die zo werken, een verpleegkundig specialist in een kleinschalige woonvorm mailt: 'Bij ons hebben uitzendkrachten geen toegang tot het ECD. Zij maken gebruik maken van een inkijkdossier. In de overdracht geven zij aan de vaste medewerker hun bijzonderheden door voor de rapportage. Helaas is het inkijkdossier meestal niet up te date inzake de huidige situatie omtrent een cliënt. Daardoor is het vaak niet duidelijk waarop gerapporteerd moet worden en of er al bijzonderheden waren. Daarnaast vind ik het discutabel of een vaste medewerker de rapportage van een ander in het ECD mag zetten….'

Technisch regelen

Het is technisch te regelen dat de uitzendkracht toegang krijgt. Dit is iets waar de afdeling ICT oplossingen voor kan bieden. Een applicatiebeheerder mailde ons: 'Wij regelen de toegang naar het ECD via een aparte applicatie Smart-aim. Als uitzendkrachten in een Excel bestand worden gezet door de afdeling Flex en planning dan geeft Smart-aim de uitzendkracht toegang tot het ECD. De rechten worden bepaald in het ECD zelf naar functie en rooster. Een nadeel is wel dat het Excel bestand up to date gehouden moet worden, dit is een handmatige handeling, maar het werkt wel.

Stapsgewijs:

• Uitzendbureau stuurt werknemer
• Deze wordt in Excelsheet opgenomen met naam en krijgt een uniek personeelsnummer
• Planning neemt de medewerker op in het roosterprogramma en zet daar ook de functie in en kent een dienst toe in het roosterprogramma Ortec.
• Smartaim leest de Excelsheet en Ortec en geeft daarmee de toegang vrij voor gebruik van het ECD. Als één van de twee systemen niet is gevuld, betekent dit: geen toegang.
• In het ECD gebruiken wij een standaard voor de gebruikersnaam : voorlettersachternaam en het standaard wachtwoord is de eerste inlog voor iedereen het zelfde en moet bij de eerste keer inloggen gewijzigd worden deze gegevens krijgt de uitzendkracht van de flex/planning
• Aan de hand van de functie worden in het ECD aan bepaalde groepen medewerkers bepaalde toegangsrechten gegeven'.

ICT zou het werken makkelijker moeten maken

Vanuit het ziekenhuis kwam één bijzondere reactie: 'Het ECD is dusdanig complex en vraagt zoveel uitleg en scholing dat er geen uitzendkrachten meer worden ingezet. Als er te weinig personeel is, gaan de bedden dicht…'

In deze organisatie moet de afdeling ICT zich toch eens achter de oren krabben. We gaan steeds meer gebruik maken van computers. Als het goed is maken zij leven en werk makkelijker. Is dat bij jou op het werk niet zo? Maak je er hard voor dat het beter wordt! Vaak weten managers niet van de obstakels op de werkvloer, omdat ze de knelpunten niet horen. Als je laat weten waarom jij je werk niet goed kunt doen, kan er iets aan gedaan worden.

Hoe regelen jullie toegang voor uitzendkrachten?

Zorgleefplanwijzer.nl is benieuwd of er nog andere manieren zijn waarop toegang tot het ECD voor uitzendkrachten wordt geregeld. Laat het ons weten Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Doe ook mee aan de korte enquête over de voor- en nadelen van het ECD!

Lees meer

> Meer over het beroepsgeheim
> Hoe ga je om met het beroepsgeheim

Bewaren